Bentuk surat yang banyak digunakan dalam kehidupan sehari-hari diantaranya adalah surat resmi atau surat dinas dan surat pribadi. Kedua jenis surat tersebut memiliki aturan penulisan yang berbeda antara satu dengan yang lainnya. Surat dinas berisi tentang keperluan kedinasan yang bersifat resmi. Surat dinas hanya boleh ditulis oleh sebuah instansi kepada instansi lain atau individu. Seseorang atas nama individu tidak diperbolehkan menulis surat dinas. Oleh sebab itulah, pada surat dinas ada kepala surat dan nomor surat.
Isi surat dinas berkaitan dengan topik kedinasan. Misalnya, undangan rapat, permohonan maaf suatu instansi kepada orang/ instansi/ perusahaan, lamaran pekerjaan, surat permintaan izin tidak masuk, izin menggunakan tempat, dan sebagainya
Surat pribadi adalah bentuk komunikasi interaktif antara orang pertama (pengirim) dan orang kedua (penerima). Surat pribadi berisi unsur tanggal surat, alamat surat, pembuka surat, pendahulua, isi, dan penutup surat, serta nama pengirim surat atau juga tanda tangan. Isi surat pribadi berkaitan dengan masalah pribadi menanyakan kabar, keperluan pribadi, dan tujuan komunikasi pribadi yang lain
Menulis surat resmi berbeda dengan menulis surat pribadi. Dalam surat resmi ada beberapa ketentuan yang harus diikuti. Selain itu, dari segi penggunaan bahasa surat resmi menggunakan bahasa baku dan efektif.
Berkaitan dengan benar atau salahnya penulisan surat tentunya kita akan merujuk pada panduan tata bahasa Indonesia yang baku. Jadi dalam hal ini kita akan menggunakan tata bahasa baku tersebut sebagai panduan dalam menentukan salah tidaknya penulisan. Salah satu kesalahan umum yang biasa dilakukan adalah penggunaan kata sapaan yang berlebihan atau pengulangan kata yang tidak perlu. Berikut ini beberapa kesalahan dalam penulisan surat resmi dan perbaikannya.
Penggunaan Kata Baku dan Tidak Baku
Kata Baku adalah kata yang digunakan sesuai dengan aturan kaidah bahasa Indonesia yang telah ditentukan dan kata tidak baku berarti sebaliknya. Pada Kamus Besar Bahasa Indonesia, Kata Baku digunakan dalam kalimat resmi baik lisan maupun tertulis dengan pengungkapan gagasan secara tepat. Kata Tidak Baku adalah kata yang digunakan tidak sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia yang ditentukan. Kata tidak baku sering kita gunakan dalam bahasa percakapan sehari-hari, atau bahasa tutur. Berikut ini beberapa kata baku dan tidak baku.
Isi surat dinas berkaitan dengan topik kedinasan. Misalnya, undangan rapat, permohonan maaf suatu instansi kepada orang/ instansi/ perusahaan, lamaran pekerjaan, surat permintaan izin tidak masuk, izin menggunakan tempat, dan sebagainya
Surat pribadi adalah bentuk komunikasi interaktif antara orang pertama (pengirim) dan orang kedua (penerima). Surat pribadi berisi unsur tanggal surat, alamat surat, pembuka surat, pendahulua, isi, dan penutup surat, serta nama pengirim surat atau juga tanda tangan. Isi surat pribadi berkaitan dengan masalah pribadi menanyakan kabar, keperluan pribadi, dan tujuan komunikasi pribadi yang lain
Berkaitan dengan benar atau salahnya penulisan surat tentunya kita akan merujuk pada panduan tata bahasa Indonesia yang baku. Jadi dalam hal ini kita akan menggunakan tata bahasa baku tersebut sebagai panduan dalam menentukan salah tidaknya penulisan. Salah satu kesalahan umum yang biasa dilakukan adalah penggunaan kata sapaan yang berlebihan atau pengulangan kata yang tidak perlu. Berikut ini beberapa kesalahan dalam penulisan surat resmi dan perbaikannya.
| Salah | Alasan | Perbaikan |
|---|---|---|
| BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGAN MALANG Jalan B. Sempor Nomor 28, Malang 65151, Telepon (0341) 776345, 725511 | Alamat tidak boleh disingkat. Singkatan nama orang yang digunakan sebagai nama jalan diperbolehkan untuk kepala surat, misal M.T. Haryono. | BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGAN MALANG Jalan Bendungan Sempor Nomor 28, Malang 65151, Telepon (0341) 776345, 725511 |
| Penanggalan surat • 4 Juni ‘15 • 4-6-2015 | Penggunaan tanda titik pada akhir penanggalan, pemakaian singkatan, penggunaan angka untuk bulan, dan penggunaan nama kota tidak diperkenankan. | 4 Juni 2015 |
Hal surat
| Kata hal tidak perlu menggunakan titik. | Hal: Permohonan penceramah |
Lampiran surat
| Tidak ditulis angka tidak diakhiri titik. kata lampiran yang disingkat. memerlukan titik. | Perbaikan
|
| Alamat tujuan (1) Yth. Bapak Dr. Tono Jl. B. Sempor 1 Malang (2) Yth. Bapak Direktur Jenderal Pajak Jalan Bintaro Utama Sektor V, Bintaro Jaya Tangerang Selatan | Sapaan Bapak, Ibu, atau Saudara di depan nama jabatan dan gelar tidak diperlukan, Sapaan hanya dipergunakan untuk mengiringi nama orang yang tidak diawali dengan gelar. | (1) Yth. Dr. Tono Jalan Bendungan Sempor 1 Malang (2) Yth. Direktur Jenderal Pajak Jalan Bintaro Utama Sektor V, Bintaro Jaya Tangerang Selatan |
| Isi surat Kami segera memberitahu Saudara, jika ada perubahan jadwal. | Kesalahan penggunaan tanda koma (,) | Kami segera memberitahu Saudara jika ada perubahan jadwal. |
| Penutup surat (1) Direktur Jenderal, (Sasmita) (2) a/n Direktur Jenderal DIAN PUTRI | Penulisan nama pejabat penanda tangan surat seharusnya ditulis dengan huruf kapital pada setiap awal kata tanpa ada tanda lainnya, baik berupa garis bawah maupun tanda kurung | 1) Direktur Jenderal, Sasmita (2) a.n. Direktur Jenderal, Dian Putri |
Penggunaan Kata Baku dan Tidak Baku
Kata Baku adalah kata yang digunakan sesuai dengan aturan kaidah bahasa Indonesia yang telah ditentukan dan kata tidak baku berarti sebaliknya. Pada Kamus Besar Bahasa Indonesia, Kata Baku digunakan dalam kalimat resmi baik lisan maupun tertulis dengan pengungkapan gagasan secara tepat. Kata Tidak Baku adalah kata yang digunakan tidak sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia yang ditentukan. Kata tidak baku sering kita gunakan dalam bahasa percakapan sehari-hari, atau bahasa tutur. Berikut ini beberapa kata baku dan tidak baku.
| Kata tidak Baku | Kata Baku | Kata Tidak Baku | Kata Baku | Kata Tidak Baku | Kata Baku |
|---|---|---|---|---|---|
| enggak, nggak | tidak | dibikin | dibuat | bilang | mengatakan |
| merubah | mengubah | mempengaruhi | memengaruhi | resiko | risiko |
| handal | andal | ashar | asar | azaz | asas |
| atlit | atlet | alternative | alternatif | aquarium | akuarium |
| kost | indekos | foto copy | foto kopi | praktek | praktik |
| nomer | nomor | do'a | doa | ijin | izin |
